La carta documento es una herramienta que permite realizar una comunicación de manera fehaciente. Se utiliza para dejar constancia del contenido enviado, de la fecha y de la persona y el domicilio al que fue dirigida.
Es habitual emplearla para reclamar una deuda, intimar el cumplimiento de un contrato, responder un reclamo o comunicar una decisión con efectos legales.
¿Para qué sirve una carta documento?
Puede utilizarse, entre otras situaciones, para:
- Reclamar el pago de una deuda.
- Intimar el cumplimiento de un contrato.
- Reclamar alquileres o expensas.
- Solicitar reparaciones en un inmueble.
- Reclamar por un producto o servicio.
- Comunicar la resolución de un contrato.
- Exigir el cese de una conducta.
- Contestar otra carta documento.
- Contestar un telegrama laboral.
- Dejar constancia de hechos importantes.
La carta documento acredita que una comunicación fue enviada y, en su caso, recibida. Sin embargo, no demuestra por sí sola que todo lo afirmado en el texto sea verdadero ni inicia automáticamente un juicio.
¿Quién puede enviarla?
Puede ser enviada por una persona humana o por una persona jurídica, como una empresa, asociación o consorcio.
La persona que realiza el envío debe acreditar su identidad. Cuando actúa en representación de una persona jurídica, también puede ser necesario acreditar esa representación.
Cada envío debe estar dirigido a un solo destinatario. Si se pretende intimar a varias personas o empresas, debe enviarse una carta documento a cada una.
¿Cómo se envía una Carta Documento por Correo Argentino?
La carta documento puede enviarse:
En una sucursal
Se utiliza el formulario provisto por Correo Argentino. Los ejemplares deben firmarse en presencia del personal del correo, presentando un documento de identidad válido.
El texto puede estar escrito a mano o por computadora.
De manera online
Correo Argentino también permite gestionar el envío mediante su plataforma digital. La identidad del remitente se valida electrónicamente y el destinatario recibe la carta en formato físico.
¿Qué debe contener?
El contenido depende de cada situación, pero normalmente debe indicar:
- Quién realiza o responde el reclamo.
- A quién se dirige.
- Qué ocurrió.
- Qué se exige o rechaza.
- En qué plazo debe cumplirse.
- Qué sucederá si el destinatario no cumple.
- Dónde o cómo debe cumplirse la obligación.
Cuando se reclama dinero, conviene identificar el importe, el concepto y los períodos adeudados.
¿Qué pasa si el texto no entra?
Si el contenido supera el espacio disponible, pueden utilizarse varios formularios. En ese caso, cada formulario se envía por separado y debe indicarse que el texto continúa en otra carta documento.
De todos modos, una carta más extensa no siempre es más efectiva. El texto debe ser claro, concreto y contener únicamente la información necesaria.
¿Cómo se entrega?
La carta documento se entrega bajo firma en el domicilio indicado.
Si no puede ser entregada, el Correo puede realizar una nueva visita o dejar un aviso para que sea retirada en la sucursal correspondiente.
La negativa a recibirla no significa necesariamente que la comunicación no produzca efectos. Para determinarlo, deben analizarse el domicilio utilizado y el motivo informado por el correo.
Errores frecuentes
Algunos errores pueden afectar un reclamo posterior:
- Enviarla a un domicilio incorrecto.
- Intimar a la persona equivocada.
- Utilizar un modelo genérico de internet.
- Omitir fechas, importes o períodos.
- Otorgar un plazo incorrecto.
- No indicar claramente qué se reclama.
- Amenazar con consecuencias que no corresponden.
- Reconocer involuntariamente hechos o deudas.
- Utilizar un tono agresivo o confuso.
Una carta documento debe ser firme y precisa.
¿Carta documento y telegrama laboral son lo mismo?
No.
La carta documento es un servicio postal pago que puede utilizarse para distintos tipos de reclamos.
El telegrama laboral es gratuito para determinadas comunicaciones realizadas por trabajadores a sus empleadores y en otros casos previstos por la Ley 23.789.
Debido a que una comunicación laboral puede afectar la continuidad del empleo o una futura indemnización, es recomendable revisar el texto antes de enviarlo.
¿Es necesario que la redacte un abogado?
No es obligatorio.
Sin embargo, es recomendable buscar asesoramiento.
Un texto incorrecto puede debilitar el reclamo o producir consecuencias no deseadas.
¿Hay que contestar una carta documento?
No todas las cartas documento requieren la misma respuesta, pero no conviene ignorarlas sin analizarlas.
Antes de contestar, debe revisarse:
- El texto completo.
- La fecha de recepción.
- Quién la envió.
- La documentación relacionada.
- El plazo otorgado para responder.
¿Qué documentación conviene guardar?
Es importante conservar:
- La copia de la carta enviada.
- El comprobante del correo.
- El número de seguimiento.
- La constancia de entrega.
- El aviso de recibo.
- Las cartas documento recibidas.
- Los contratos, comprobantes y mensajes relacionados.
Asesoramiento legal
En TB Abogados redactamos y contestamos cartas documento relacionadas con conflictos laborales, contractuales, locativos, comerciales, de consumo y de propiedad horizontal.
Analizamos cada situación para determinar qué reclamar, a quién dirigir la intimación, qué plazo otorgar y cuáles pueden ser sus consecuencias legales.
Dra. Florencia Bulgheroni
Socia abogada · Redacción
Abogada UBA, matrícula CPACF Tº 137 Fº 145 y Agente de la Propiedad Industrial, matrícula INPI 2971.
Esta guía contiene información general y no reemplaza el asesoramiento jurídico para un caso concreto.
